Avez-vous une bonne technique de classement de fichiers? Je
vais vous donner mon truc.
J’imagine que vous aussi, vous échangez des fichiers avec
vos clients, vos collaborateurs, vos patrons… Vous en faites un bout, vous le
lui retournez, il vous le retourne, vous le lui retournez, il vous le retourne,
vous le lui retournez… jusqu’à ce que mort s’ensuive.
Le danger est grand de se tromper de version, han!?
Comme je suis une personne extrêmement organisée (je suis
faite comme ça, que voulez-vous?), je vous explique ma méthode.
Dès que je reçois un fichier de quelqu’un, je le classe.
J’ai mon grand répertoire « Révision » dans lequel j’ai des dossiers
aux noms de mes clients, un dossier par client.
Mettons que mon client s’appelle « Minou
Abroutou » (c’est une entreprise de jouets!). Ce client m’envoie les
textes de son site web à réviser. Dans son dossier, je crée un sous-dossier que
je nomme : 2017-08-11_Site web. Et dans ce sous-dossier-là, j’enregistre
son fichier comme ça : 2017-08-11_Textes site web_CV.doc. (Les lettres CV
à la fin, ce sont mes initiales…)
→ Répertoire
« Révision »
→
Dossier « Minou Abroutou »
→ Sous-dossier
« 2017-08-11_Site web »
→ Fichier
« 2017-08-11_Textes Site web_CV.doc »
→ Sous-sous-dossier
« Vieilles versions »
Et là, j’en viens au sujet. Avez-vous vu mon
sous-sous-dossier « Vieilles versions »? C’est lui qui me permet de
ne pas me tromper! Comme mes fichiers sont toujours nommés en commençant par la
date, la deuxième version reste visible, alors que la première version s’en va
dans la similipoubelle. Je ne veux pas supprimer mes versions antérieures, tout
d’un coup que j’aurais besoin de les consulter plus tard. Mais je ne veux plus
les voir, pour ne pas me tromper.
En renommant systématiquement les fichiers que j’enregistre,
je m’assure aussi qu’ils ont tous le même format, c’est plus facile à suivre.
Et mettre la date dans le format anglophone, c’est juste plus simple pour le
classement automatique en ordre alphabétique. Et ajouter mes initiales à la fin
du nom de fichier, c’est pour montrer au client, et à moi-même, que j’ai
travaillé dans cette version-là.
Ah, et si je fais deux échanges dans la même journée,
j’ajoute simplement b après la date (2017-08-11b).
Votre méthode est-elle meilleure que la mienne?
P.-S. Si ça vous dit, vous pouvez vous inscrire aussi à mon infolettre. J’en envoie une par mois.